Bogotá D.C. - Colombia, Miércoles Marzo 22 de 2006.
Apreciados Profesionales.
Me agrada mucho saludarles. Les comparto en esta ocasión un tema que me parece interesante para que lo comentemos, y que corresponde a la conveniencia o no conveniencia de llevar el Control del Avance de los Proyectos y del Control de los Recursos solo con el Programa Microsoft Project.
En base a mi experiencia, me parece que Microsoft Project es muy robusto para Programación (Indudable, tanto para Gantt como para Pert), para obtener los Flujos de Fondos ya sea mediante la asignación de los Costos directamente a las tareas o mediante la asignación de Recursos de trabajo (calculados por unidad de tiempo) o de costo unitario (calculados por la cantidad de unidades asignadas) con la obtención de sus correspondientes Costos, (con la limitante de que Project Versión 2002 XP maneja solo Dos Decimales en sus valores y en sus cálculos), también es robusto para la obtención de los Flujos de Recursos en base a la Programación, permite el obtener Porcentajes de Avance de las tareas ya sea mediante días de avance y/o mediante avance en costos físicos las mismas, y tiene una interfase que permite obtener mediante determinada Formulación valores en ciertos campos que pueden ser Programables, así como se puede programar muchas acciones con el mismo y para que interactúe con otros aplicativos mediante Visual Basic Para Aplicaciones (VBA).
Sin embargo, al día de hoy soy un convencido de que Microsoft Project limita mucho al usuario en el momento de desear usarlo para controlar el avance de las tareas del proyecto, así como de los recursos (Insumos de Materiales, Equipos, Mano de Obra, Transporte, SubContratos, y demás) que son utilizados en cada una de las tareas del Proyecto, sin mencionar que en los casos en los cuales dichas cantidades aumentan, toca efectuar el cálculo manual de la Explosión de Insumos de los ítems que son modificados para reflejar las cantidades de recursos reales del Proyecto e introducirlas manualmente en los ítems (tareas) que se ven afectados por dichos cambios, (y ello sucede constantemente durante la ejecución del Proyecto).
Me parece que para aspectos del Control de Avance de Proyectos, definitivamente es de mucha importancia recurrir y hacer uso de herramientas especializadas para ello, ya sea que las mismas sean Desarrolladas como Aplicativos elaborados con Microsoft Excel, o mediante el uso de Programas Avanzados Especializados para el Control de Proyectos, (en el mercado Colombiano en particular se manejan mucho Tres Programas que son el Control Integral de Obras CIO Milenio de la Empresa Tekhne, el ConstruPlan/ConstruControl de la División de Desarrollo de Software de ConstruData de la Empresa Legis, y el Programa OPUS de la empresa Ecosoft), (existen otros como el Presto, el Obra Versión Windows, mini-monstruos como el MultiFox 2000, y muchos más internacionales y legales, cuya referencia está listada en una página de uno de mis sitios Web, cuya referencia se las podré compartir si me la solicitan, pues muchos profesionales me escriben constantemente preguntándome por las diversas alternativas de Software disponibles en el mercado), y en lo Personal me agrada el concepto de poder controlar, registrar y conciliar todos los procesos que van desde la Requisición, la Cotización, las Órdenes de Compra, la Entrada, las Órdenes de Pago, la Salida, y muchos controles más que se efectúa en este aspecto de los Proyectos, sin mencionar los controles y seguimientos que se efectúan en los aspectos de Gastos Generales, de SubContratos, de Nómina (Personal Humano), y también por parte de los cobros de los avances de obra a la entidad contratante (en los casos de proyectos que no son propios) en base a los Contratos que se hayan suscrito con la misma. Además, es vital en todo control de Proyectos, tanto la comparación con lo inicialmente Presupuestado, la comparación con el Proyecto modificado, y las Proyecciones Futuras en base a la ejecución del Proyecto para saber si el mismo va Bien y se obtendrán Éxitos con el mismo, o por el contrario si requiere de Medicina Preventiva administrada a tiempo que permita al “Paciente” (Proyecto) conservar un Buen “Estado de Salud” Financiera y en general de Ejecución.
Este tema va un poco de la mano con el contenido de Tres (3) escritos ubicados en la sección de [ESCRITOS y ARTÍCULOS] que he dispuesto para ustedes en el Portal Web INCIARCO, ubicado en las siguientes direcciones Web, los cuales les invito también a leer, y por supuesto a compartirme sus opiniones constructivas respecto a los mismos.
(inciarco.tripod.com/) - (inciarco5.tripod.com/)
Me gustaría mucho recibir su especial retro-alimentación respecto a este aspecto del Control de Proyectos, sus experiencias en el uso de una y otra herramienta, (Microsoft Project y/o los Programas que ustedes utilicen en Hojas de Cálculo y/o de Bases de Datos Especializadas), y sus opiniones constructivas respecto a este vital tema del Control del aspecto de Programación y del aspecto Financiero de los Proyectos.
Estaré muy atento a sus opiniones y recomendaciones, así como a aportarles de mis conocimientos y experiencia para nuestro mutuo Crecimiento Personal y Profesional.
Les envío un saludo muy especial, y les deseo muchos Éxitos en Todos sus Proyectos.
Cordialmente, con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
Ingeniero Civil - Servicios Profesionales Especializados en Sistemas, Informática e Ingeniería Civil
