Las Programaciones y su Apropiado Control en los Proyectos

[arturodacostasoler]

La Importancia de las Programaciones y su Apropiado Control en los Proyectos

Como Director y Fundador del Portal Web INCIARCO, (http://inciarco.tripod.com/), es de mi agrado escribirles este primer Artículo relacionado con las Programaciones de Obra en los Proyectos de Construcción, el cual corresponde a uno de los temas que vengo desarrollando y trabajando desde hace más de tres (3) años, como Consultor y Profesional en Servicios de Outsourcing en éste y en otros campos más, (http://arturodacostasoler.tripod.com/), el cual he perfeccionado constantemente, así como en el cual he podido escuchar y percibir en mis Clientes las diferentes opiniones relacionadas con el mismo.

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Para algunos profesionales este tema es suntuario e innecesario, siendo un lujo en el proyecto o sencillamente algo que se hace como requisito legal para el comienzo del mismo y que luego no se toca, además de considerarse un ornamento más en las paredes de la oficina del campamento del Proyecto.

La anterior percepción, aunque respetable, es equivocada, dado que un Proyecto sin un norte claro, sin una ruta trazada, es un Proyecto que se pierde en la desorganización del caos; si bien muchas empresas funcionan de manera caótica, y obtienen algún lucro en sus actividades y completan el trabajo, definitivamente podrían hacerlo mucho mejor al contar con las herramientas de organización y de planeación apropiadas, y es allí donde entra la Programación del Proyecto a jugar un papel muy importante para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto.

Aquellos Clientes que hacen uso de Programaciones en sus Proyectos, desarrolladas con herramientas tan flexibles como Microsoft PROJECT, que es compatible en un 100% con los programas de Microsoft Office, me han confirmado las bondades de las mismas, al contar en cada etapa del mismo con la información esperada de ejecución en cada fecha, lo cual permite determinar los adelantos y/o atrasos en cada elemento programado del Proyecto, así como los diversos flujos de caja de ejecución esperados durante la ejecución del mismo.

Además de obtener la programación inicial con la cual comenzar a controlar la ejecución del proyecto, dicha programación debe de ser dinámica, y se debe ajustar constantemente a los nuevos escenarios cambiantes en el Proyecto. Definitivamente es 100% no viable, salvo en ciertos procesos industrializados de manufacturación y prefabricación de elementos constructivos, cumplir con tiempos exactos la ejecución de las tareas que constituyen un Proyecto, y ello siempre se presentará; frases como "nunca se cumplirá lo que se programa inicialmente", se escuchan entre los Profesionales de la Construcción, y tienen razón, por ello es de vital importancia el actualizar constantemente la Programación con las nuevas variables y modificaciones de estrategia de ejecución, en base a las situaciones particulares que se presenten.

Para efectos del apropiado control de la programación durante el avance del proyecto, es muy importante acordar la periodicidad con la cual se debe hacer la actualización de la Programación, lapso de tiempo que depende de las características particulares de cada proyecto (duración del proyecto, tareas muy sensibles a desfases, condiciones que alteran la ejecución del proyecto, y demás), además de determinar la metodología apropiada para registrar la información de control más relevante. Durante mi experiencia con mis Clientes, he determinado tres (3) escenarios de gran importancia para el control del avance de la Programación, los cuales les menciono a continuación.

El primero corresponde al escenario inicialmente programado, en base a las expectativas iniciales de la dirección del Proyecto respecto al desarrollo del mismo. El segundo escenario corresponde a los cambios que sufre el primero pero que son debidamente justificados en las bitácoras por motivos ajenos al control del Contratista. Y el tercer escenario corresponde a la ejecución real del Proyecto, tanto en el comienzo de cada tarea del mismo, así como la proyección que tienen las tareas que aún no se han ejecutado, teniendo como base las que ya se han ejecutado, y los criterios de precedencias elegidos para las mismas; en el tercer escenario, una vez se comienza la ejecución de una tarea, solo resta o alargarla o dividirla en partes para reflejar su ejecución, por lo cual se refleja el estado final de ejecución de las tareas. Ahora, el atraso real del comienzo de las tareas del proyecto descritas en el tercer escenario se miden respecto al comienzo de las mismas en el segundo escenario, y los atrasos justificados se miden entre el comienzo de las tareas del segundo escenario respecto al comienzo de las tareas del primer escenario.

Con lo anterior, se puede tener un panorama claro del Proyecto, cómo va su el estado de su ejecución en aspectos de tiempos, y con la información de los tres escenarios antes descritos se puede obtener, mediante el uso de aplicativos desarrollados en herramientas flexibles tales como Microsoft EXCEL, información adicional muy valiosa, y con los cuales además se pueden analizar los datos pasándolos por series de cálculos que generen información de mucha utilidad para la dirección del Proyecto y para la gerencia del Contratista.

Como conclusión a todo lo antes mencionado, las Programaciones en los Proyectos, y su uso y actualización continua a lo largo de la ejecución de los mismos, representan herramientas poderosas que el Contratista nunca abandonará en sus Proyectos una vez implementadas en los mismos y confirmadas todas las bondades que ellas representan para la salud financiera y operativa de los mismos.

Muchos éxitos para todos en sus Proyectos.

Con aprecio y respeto.


ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
Ingeniero Civil - Servicios Profesionales Especializados en Sistemas, Informática e Ingeniería Civil

[ilustrador2003]

Para los amigos que se dedican tanto a la parte del anàlisis y diseño de estructuras tanto de acero como de concreto, o bien mamposterìa, y que ademas se dedican a la ejecuciòn tanto de sus propios proyectos como los de otros, o sea a la obra; No solo es necesario tener conocimiento del comportamiento de las estructuras, sino complementarlo con la ejecuciòn de obra, para lo cuàl es imprescindible contar con:
1.- Un proyecto ejecutivo,
2.- Un presupuesto
3.- Tiempo de realizaciòn
4.- Ejecuciòn de la obra o proyecto
5.- Control de Obra o ejecuciòn.

S i estamos divorsiados entre ellos, NO llegaremos a buen tèrmino, por lo que Tu primer artìculo es adecuado y en hora buena, aquel que descuida el control de cualquiera de sus partes en un proyecto, esta perdido.

Yo utilizo el Microsoft Proyect, y es una herramienta adecuada para el control de los proyectos, nos indica;
1.- Que hacer (Objetivo)
2.- Cuando hacerlo
3.- Que se requiere para hacer (tanto materiales, como recurso humano, especialidades, etc.)
4.- Cuanto tiempo tenemos para realizarlo.
5.- Las posibles desviaciones y tolerancias

Y lo màs impoirtante para mi, Nos muestra cuando y como tomar DECISIONES, para lograr objetivos.

Espero que èsta contribuciòn sea estimalante para aquellos que queiran lograr objetivos.

Congratulaciones por tu pàgina.

Saludos desde Mèxico.

ilustrador2003@hotmail.com[/b]