Preparando el Control de Proyectos - Armando la Estrategia

[arturodacostasoler]

Preparando el Control de Proyectos - Armando la Estrategia Antes de Ir a la "Guerra" y a la Acción del Campo de "Batalla".

Quien es caballero repite, y no quiero ser la excepción, por lo cual me agrada compartirles algunos enfoques adicionales relacionados con el apropiado Control del Avance de Proyectos.

Antes de ir a la Guerra, los buenos estrategas planifican bastante bien en lo posible el desarrollo de cada batalla que la compone, anticipándose a la mayor cantidad de factores externos que puedan entorpecer la victoria final. El caso de la Construcción y de la Ejecución de Proyectos, no es muy diferente a la "Guerra", pues se requiere igualmente de planificar apropiadamente los recursos y las estrategias a seguir para cumplir con las metas que se hayan trazado para cada Proyecto en particular.

Se debe comenzar por analizar del Proyecto todos los Planos, las Especificaciones Técnicas, el Presupuesto, los documentos de Estudios disponibles (Suelos, Estructura, y demás), verificar que el Proyecto está legalmente apto para el comienzo de su Construcción, y en general contar con todos los documentos escritos y magnéticos necesarios para elaborar, fabricar, y manufacturar todos los componentes contratados del Proyecto.

Una vez se cuenta con la mínima y suficiente información necesaria, es importante comenzar a elaborar las "recetas" de fabricación de cada uno de los elementos (tareas, ítems) de los Presupuestos del Proyecto, con los cuales el Contratista va ejecutar las tareas, así como a efectuar los cobros de las mismas al Contratante, de forma similar a como un Pastelero dispone de la cantidad apropiada de recursos alimenticios y de otros recursos necesarios para su preparación, debidamente dosificados y cuantificados para obtener una determinada cantidad de deliciosos Pastelillos para sus Clientes. Dichas recetas corresponden a los Análisis de Precios Unitarios (APUs) de los ítems (tareas) del Proyecto, los cuales contienen cada uno de los componentes (Insumos) necesarios e involucrados en el proceso de elaboración de cada uno de los mencionados ítems. Para la cuantificación de cada uno de los APUs, es decir, la determinación de cuáles son sus componentes y cuántas unidades de medida de los mismos se requiere para la elaboración de cada unidad de medida del ítem correspondiente del Proyecto, se requiere hacer uso de los Planos, así como de las Especificaciones Técnicas y los Documentos Técnicos del Proyecto. En el evento de que algún detalle constructivo haga falta, se deberá solicitar el mismo al Contratante, quien deberá suministrarlo a la mayor brevedad posible, en aras de la buena calidad Técnica del Proyecto.

Este proceso de elaboración de los APUs, así como de la determinación de los Insumos (Materiales, Equipos, Mano de Obra, Transportes, SubContratos, y demás) que los componen, y sus cantidades de unidades de medida (rendimientos, tenores) necesarios por cada unidad de medida de construcción, se debe efectuar de manera previa al comienzo de la ejecución del Proyecto; si bien en un proceso óptimo de Presupuesto y Licitación de Proyectos, se debe partir de la elaboración de los APUs para la obtención de los Valores Unitarios y por consiguiente de los Valores Totales de los ítems de cada Presupuesto, no siempre se sigue esta metodología exacta durante el proceso de Licitación, ya sea por la premura requerida en la entrega de las Propuestas, y/o por contar con Valores Unitarios de tareas (ítems) similares con órdenes de magnitud suficientemente cercanos a la precisión requerida para presentar una Propuesta suficientemente confiable, lo cual se deriva en la presentación de una Propuesta conservadora que es rápida de elaborar y de ajustar a los cambios propios del proceso de Licitación; en otros casos, algunos Contratistas optan por elaborar y/o ajustar sus APUs para los Presupuestos en las Licitaciones, mediante herramientas profesionales y/o mediante aplicativos de mediana complejidad, con los cuales obtienen una primera aproximación de lo que podrían ser las dosificaciones de cada Insumo componente para la ejecución de cada tarea del Presupuesto.

En los dos casos anteriores, el esfuerzo inicial de elaborar los APUs cumple una función de guía y de adelanto del trabajo que vendrá con posterioridad, en caso de ganar el derecho a ejecutar el Proyecto, mas no es completamente útil para ser utilizado en el Control de Ejecución del mismo, dado que, aunque se procura en lo posible trabajar con datos reales de Costos de Insumos y de rendimientos (medidas, tenores) de uso como componentes en los APUs, siempre o al menos en casi el 100% de los casos, se alteran dichos valores para ajustar las Propuestas a las exigencias de disponibilidad presupuestal del Contratante, por lo cual, necesariamente la información que se obtenga con los mismos se encuentra distorsionada de la realidad, y No es exacta Ni veraz, aunque Sí puede constituir una guía inicial para la elaboración de los APUs reales con los cuales se controlará el Proyecto.

Como todo programa y herramienta de trabajo que procesa datos para obtener información, si se le introducen datos reales y confiables al sistema, se obtendrá información veraz y confiable, y si por el contrario se le introducen datos errados y falsos al sistema, se obtendrá información errada y No confiable; por lo anterior, hacer uso de los APUs que fueron elaborados y preparados para la presentación de la Propuesta en la Licitación, y que han sido afectados y alterados para ajustar las Propuestas a la competencia por precios propias de dichos procesos, para el proceso posterior de controlar la ejecución del Proyecto, es un ERROR de gran tamaño y con letras mayúsculas, y con seguridad No se obtendrán los resultados esperados.

Si por el contrario, se procede de manera juiciosa y organizada, de manera previa al comienzo de la ejecución de cada Proyecto, a analizar la información disponible, a confirmar que sea completa y correcta, y a elaborar los APUs reales de ejecución, con Insumos cotizados de manera actualizada y confiable, así como asignados como componentes en las cantidades (dosificación, rendimiento) reales y medidas juiciosamente en los Planos Constructivos de Detalles y en las Especificaciones Técnicas Detalladas, se contará tanto con un Presupuesto Real de ejecución del Proyecto con el cual medir y controlar internamente la ejecución del mismo, así como se contará con el punto de partida acertado para el Control Real de la ejecución del Proyecto.

La información de los APUs es de vital importancia para la Explosión de los Insumos de cada ítem de los Presupuestos de los Proyectos, dado que con los mismos, en base a la cantidad de unidades de construcción de cada ítem, y con la cantidad (dosificación, rendimiento) de unidades de medida de insumos requeridos para la ejecución de cada unidad de medida de construcción, se puede obtener la cantidad total requerida de cada insumo para la ejecución de la totalidad de las unidades de construcción de cada ítem, así como la cantidad total de insumos requeridos para la construcción de todos los ítems del Proyecto. He aquí la eficacia de contar con APUs reales que reflejen de la mejor y mas acertada forma posible la ejecución del Proyecto, pues con ellos se determinarán la cantidad de insumos que se deben comprar y contratar en cada momento, para la ejecución de cada elemento del Proyecto, se podrá planificar la compra y contratación de los mismos, así como se podrá controlar con cada compra, las entradas y salidas de dichos recursos en el almacén de obra del Proyecto, así como las mayores y/o menores cantidades de los mismos realmente utilizados para la ejecución de cada tarea (ítem) del Proyecto, sirviendo como base para futuras estimaciones en APUs de futuros Proyectos, así como para conocer la eficiencia y eficacia durante la ejecución del Proyecto, del uso de los recursos dispestos para la ejecución de cada uno de los elementos (ítems, tareas) del mismo.

Muchas empresas del mercado, principalmente de tamaño pequeño y mediano, están acostumbradas a no hacer caso a la apropiada planificación y al apropiado control de ejecución de sus Proyectos, tanto en aspectos financieros como de programación, y ello se refleja necesariamente en la poca eficiencia en sus procesos Comerciales de Requisiciones, Cotizaciones, Compras, Pagos, Control de Llegadas, Entradas y Salidas, y demás procedimientos implicados en un fluido y organizado proceso de Ejecución de Proyectos. Les invito a visitar la siguiente dirección Web, (http://arturodacostasoler.tripod.com/), y a conocer y descargar en el subtítulo "A.3. PROGRAMA DE CONTROL DE REQUISICIONES, COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE PAGOS, Y CONTROLES DE AVANCES, GASTOS E INSUMOS EN PROYECTOS", el archivo de un documento correspondiente al "MANUAL DE PROCEDIMIENTO COMERCIAL DE APLICACIÓN DEL PROGRAMA DE CONTROL DE REQUISICIONES, COTIZACIONES, ÓRDENES DE COMPRA, ÓRDENES DE PAGOS, Y CONTROLES DE AVANCES, GASTOS E INSUMOS EN PROYECTOS", así como un archivo de muestra de datos y formatos de un aplicativo diseñado y desarrollado por mí, con formulación compleja en Microsoft EXCEL, en Noviembre de 2005, que hace uso de dicho manual y de la explosión de insumos obtenida mediante el programa Control Integral de Obra (C.I.O.) de la empresa Tekhe Ltda, (pueden consultar detalles del programa C.I.O. en la sección PROGRAMAS - SOFTWARE de nuestro Portal Web INCIARCO, del cual soy Director y Fundador), (http://inciarco.tripod.com/), con el uso de formatos diseñados para la captura y registro de datos necesarios durante la ejecución del Proyecto, con el cual se busca organizar de manera suficientemente eficiente un proceso Comercial que atienda de manera juiciosa los requerimientos de Procesos organizados de Control de Ejecución de Proyectos, que son parte de un buen Plan de Calidad, lo cual conlleva a que la organización e implementación juiciosa y disciplinada de dichos Procesos sea un buen punto de comienzo, así como su continuidad una buena costumbre, para el uso de un Plan de Calidad que asegure el uso de metodologías y de Procedimientos organizados y debidamente planificados, para lograr el éxito en los mismos.

http://arturodacostasoler1.tripod.com/a ... ales01.htm

http://inciarco.tripod.com/
http://arturodacostasoler.tripod.com/

Muchos éxitos para todos en el control de sus Proyectos, y en la implementación de Procesos llenos de Calidad en los mismos.

Con aprecio y respeto.



ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
Ingeniero Civil - Servicios Profesionales Especializados en Sistemas, Informática e Ingeniería Civil

[Tenku]

Hola Arturo, me llamo Luis, soy Ing. Agronómo, curso el 10° de Ing. Civil y trabajo en una empresa en el sector de proyectos.

Muy interesante tu publicación, aca nosotros para el controlde avance de obra utilizamos el MS Projet, es sencillo el manejo y te da la facilidad de poder adecuarte, movilizar o adecuar tus recursos de acuerdo al avance de obra o los inconvenientes que se presenten en campo.