La Importancia del Control de Ejecución de los Proyectos
Publicado: Vie Mar 10, 2006 10:39 am
La Importancia del Control de Ejecución de los Proyectos, Tanto Con Herramientas Complejas, Como Con Herramientas de Menor Tamaño en Microsoft EXCEL.
Me alegra compartir con ustedes este segundo tema de interés para todos aquellos que son Contratistas de Proyectos, y que de una u otra forma viven en muchas ocasiones las incertidumbres derivadas del Control no muy exacto de la ejecución de los mismos, representándose ello en malestares para el "Doliente del Gasto", que generalmente es el dueño de la Empresa y del Proyecto.
De manera similar al Control de la Programación de los Proyectos, el control de la ejecución financiera y de todos los aspectos que derivan en dinero, es un factor muy importante a tener en cuenta para los Contratistas.
En la mayoría de los casos, los Contratistas no hacen uso de herramientas especializadas para el control de sus proyectos, recurriendo a herramientas muy primarias desarrolladas de una forma muy básica en hojas de cálculo. Si bien es cierto que no sería muy lógico poner en acción la maquinaria de una Tractomula Doble-Troque para mover una caja de tamaño y peso mediano, definitivamente se debe contar un mínimo de herramientas de mediano tamaño para que dicha carga llegue en el mejor estado y muy a tiempo a su destino. Es allí donde entran a jugar un papel importante las herramientas de Control de Ejecución de Proyectos.
Como Director y Fundador del Portal Web INCIARCO, (http://inciarco.tripod.com/), así como durante mi vida profesional, (http://arturodacostasoler.tripod.com/), he tenido la oportunidad de conocer variadas herramientas, tanto complejas como sencillas, utilizadas por mis Clientes, y he podido presenciar cómo migran de unas a otras dependiendo del tamaño y de las características de sus Proyectos. De igual manera, he tenido la oportunidad de hacer uso de programas muy especializados elaborados con Bases de Datos muy eficientes, tales como el programa Control Integral de Obras (C.I.O.), de la empresa Tekhne Ltda, en sus versiones Light de presupuestos y Milenio de control de avance de proyectos, y el ContruPlan y ConstruControl, de la empresa Legis S.A. y su división ConstruData de información para la Construcción, que permiten efectuar un registro de datos bastante completo y complejo; así como también he desarrollado numerosos aplicativos de diversa complejidad (desde los más complejos con programación en VBA y formulación muy compleja y recursiva, hasta los más sencillos con funcionalidades sencillas), que cumplen los mismos cometidos que sus homólogos de mayor envergadura, proporcionando muchos valores agregados que dichos otros programas no ofrecen, siendo ello muy valioso para los Contratistas de Proyectos.
http://inciarco.tripod.com/
http://arturodacostasoler.tripod.com/
Siempre es importante hacer un Control de los Proyectos, pues todo Proyecto (al menos casi el 100% de los mismos), implica costos y dinero, ganancias o pérdidas, y ello es de directo interés de quien hace el negocio, es decir el "Dueño del Balón". De las herramientas que se dispongan para dicho control, dependerá el eficiente resultado de información útil para aquellos que controlan su ejecución, o al contrario la frustración o el mayor esfuerzo poco eficiente en la obtención de información útil para conocer el estado del mismo en cada momento. Una herramienta fácil de usar, completa en abarcar el registro de los datos necesarios, y veraz en la generación de la información requerida, es vital para todo buen negociante.
Algo que es muy importante para cada empresa, y que la hace única entre todas las demás, es el estilo particular con el cual se desarrollan los trabajos en la misma, el estilo profesional elegido para el desarrollo de los Proyectos, y el toque personal objetivo que se les da a los mismos, y que causan una huella dactilar que identifica a cada empresa en el entorno. En base a lo anterior, las herramientas que utilizan los Contratistas, si bien son similares en algunos aspectos, definitivamente tienen toques muy particulares que matizan de manera muy específica los Proyectos desarrollados en cada una de las mismas. Como resultado de lo anterior, está la necesidad de contar con herramientas muy hechas a la medida, que encajen en la organización, como un guante lo hace en una mano, y que atiendan de manera específica los requerimientos de cada empresa. A pesar de que la totalidad de los programas de mayor envergadura procuran proporcionar una solución lo más global posible, siempre existe campo para integrar las soluciones obtenidas con dichas herramientas, con las funcionalidades adicionales proporcionadas por aplicativos de mediano tamaño desarrollados en herramientas tales como Microsoft EXCEL, haciendo uso de la información obtenida de dichos programas en formatos compatibles a Microsoft EXCEL, y complementados con las fortalezas ofrecidas por Microsoft PROJECT, entre otros.
Como resultado de un buen Control de Ejecución de Proyectos, el Contratista contará de manera continua durante la ejecución de los mismos, con toda la información que necesita para conocer el estado de ejecución de dichos Proyectos, su condición presente, y la proyección a futuro de los resultados del ejercicio, que representarán ganancias o pérdidas para el mismo, pudiendo adoptar las decisiones necesarias a tiempo, para enfocar cada Proyecto hacia la mejor ruta que augure los mejores resultados, tanto técnicos como financieros.
No contar con un apropiado Control de Ejecución de Proyectos, sería el equivalente para el Contratista, como decidir navegar a ciegas, a tientas y sin la preparación y planificación apropiada en el inmenso mar, acompañado de solo un barco y un motor, sin por lo menos las mínimas herramientas y repuestos necesarios, así como mínimo un par de remos, un ancla y gasolina adicional para una emergencia, y en los casos de navíos (proyectos) más grandes de una Brújula y elementos de navegación y control de ruta apropiados, que le socorran en el caso de la falla del motor, o sencillamente lanzarse al mar sin efectuar todo el chequeo previo y durante la faena, de las mínimas condiciones que garanticen que todo vaya "Viento en Popa", pudiéndose quedar sin gasolina en la mitad del camino, no tener un ancla con la cual detener el bote en caso de mucha corriente que lance el bote a mar abierto, ni contar con un par de remos que permitan acercar el bote a tierra firme, lo cual de antemano y desde el comienzo es una crisis y una "Crónica de Una Muerte Anunciada", sin por supuesto llegar al extremo de "Muerte", pero si de Dolor Extremo en el Bolsillo del Doliente del Gasto, (o si lo prefieren, aplica bastante bien el dicho que dice "Soldado Advertido No Muere En Guerra"), siendo en el caso del Contratista, Proyectos que generarán pérdidas que solo serán detectadas al final del ejercicio, cuando la medicina solo podrá ser curativa y muy dolorosa, en lugar de la sana y poco o nada dolorosa medicina preventiva administrada a tiempo durante la ejecución de los Proyectos.
Nuevamente, muchos éxitos para todos en el control de sus Proyectos.
Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
Ingeniero Civil - Servicios Profesionales Especializados en Sistemas, Informática e Ingeniería Civil
Me alegra compartir con ustedes este segundo tema de interés para todos aquellos que son Contratistas de Proyectos, y que de una u otra forma viven en muchas ocasiones las incertidumbres derivadas del Control no muy exacto de la ejecución de los mismos, representándose ello en malestares para el "Doliente del Gasto", que generalmente es el dueño de la Empresa y del Proyecto.
De manera similar al Control de la Programación de los Proyectos, el control de la ejecución financiera y de todos los aspectos que derivan en dinero, es un factor muy importante a tener en cuenta para los Contratistas.
En la mayoría de los casos, los Contratistas no hacen uso de herramientas especializadas para el control de sus proyectos, recurriendo a herramientas muy primarias desarrolladas de una forma muy básica en hojas de cálculo. Si bien es cierto que no sería muy lógico poner en acción la maquinaria de una Tractomula Doble-Troque para mover una caja de tamaño y peso mediano, definitivamente se debe contar un mínimo de herramientas de mediano tamaño para que dicha carga llegue en el mejor estado y muy a tiempo a su destino. Es allí donde entran a jugar un papel importante las herramientas de Control de Ejecución de Proyectos.
Como Director y Fundador del Portal Web INCIARCO, (http://inciarco.tripod.com/), así como durante mi vida profesional, (http://arturodacostasoler.tripod.com/), he tenido la oportunidad de conocer variadas herramientas, tanto complejas como sencillas, utilizadas por mis Clientes, y he podido presenciar cómo migran de unas a otras dependiendo del tamaño y de las características de sus Proyectos. De igual manera, he tenido la oportunidad de hacer uso de programas muy especializados elaborados con Bases de Datos muy eficientes, tales como el programa Control Integral de Obras (C.I.O.), de la empresa Tekhne Ltda, en sus versiones Light de presupuestos y Milenio de control de avance de proyectos, y el ContruPlan y ConstruControl, de la empresa Legis S.A. y su división ConstruData de información para la Construcción, que permiten efectuar un registro de datos bastante completo y complejo; así como también he desarrollado numerosos aplicativos de diversa complejidad (desde los más complejos con programación en VBA y formulación muy compleja y recursiva, hasta los más sencillos con funcionalidades sencillas), que cumplen los mismos cometidos que sus homólogos de mayor envergadura, proporcionando muchos valores agregados que dichos otros programas no ofrecen, siendo ello muy valioso para los Contratistas de Proyectos.
http://inciarco.tripod.com/
http://arturodacostasoler.tripod.com/
Siempre es importante hacer un Control de los Proyectos, pues todo Proyecto (al menos casi el 100% de los mismos), implica costos y dinero, ganancias o pérdidas, y ello es de directo interés de quien hace el negocio, es decir el "Dueño del Balón". De las herramientas que se dispongan para dicho control, dependerá el eficiente resultado de información útil para aquellos que controlan su ejecución, o al contrario la frustración o el mayor esfuerzo poco eficiente en la obtención de información útil para conocer el estado del mismo en cada momento. Una herramienta fácil de usar, completa en abarcar el registro de los datos necesarios, y veraz en la generación de la información requerida, es vital para todo buen negociante.
Algo que es muy importante para cada empresa, y que la hace única entre todas las demás, es el estilo particular con el cual se desarrollan los trabajos en la misma, el estilo profesional elegido para el desarrollo de los Proyectos, y el toque personal objetivo que se les da a los mismos, y que causan una huella dactilar que identifica a cada empresa en el entorno. En base a lo anterior, las herramientas que utilizan los Contratistas, si bien son similares en algunos aspectos, definitivamente tienen toques muy particulares que matizan de manera muy específica los Proyectos desarrollados en cada una de las mismas. Como resultado de lo anterior, está la necesidad de contar con herramientas muy hechas a la medida, que encajen en la organización, como un guante lo hace en una mano, y que atiendan de manera específica los requerimientos de cada empresa. A pesar de que la totalidad de los programas de mayor envergadura procuran proporcionar una solución lo más global posible, siempre existe campo para integrar las soluciones obtenidas con dichas herramientas, con las funcionalidades adicionales proporcionadas por aplicativos de mediano tamaño desarrollados en herramientas tales como Microsoft EXCEL, haciendo uso de la información obtenida de dichos programas en formatos compatibles a Microsoft EXCEL, y complementados con las fortalezas ofrecidas por Microsoft PROJECT, entre otros.
Como resultado de un buen Control de Ejecución de Proyectos, el Contratista contará de manera continua durante la ejecución de los mismos, con toda la información que necesita para conocer el estado de ejecución de dichos Proyectos, su condición presente, y la proyección a futuro de los resultados del ejercicio, que representarán ganancias o pérdidas para el mismo, pudiendo adoptar las decisiones necesarias a tiempo, para enfocar cada Proyecto hacia la mejor ruta que augure los mejores resultados, tanto técnicos como financieros.
No contar con un apropiado Control de Ejecución de Proyectos, sería el equivalente para el Contratista, como decidir navegar a ciegas, a tientas y sin la preparación y planificación apropiada en el inmenso mar, acompañado de solo un barco y un motor, sin por lo menos las mínimas herramientas y repuestos necesarios, así como mínimo un par de remos, un ancla y gasolina adicional para una emergencia, y en los casos de navíos (proyectos) más grandes de una Brújula y elementos de navegación y control de ruta apropiados, que le socorran en el caso de la falla del motor, o sencillamente lanzarse al mar sin efectuar todo el chequeo previo y durante la faena, de las mínimas condiciones que garanticen que todo vaya "Viento en Popa", pudiéndose quedar sin gasolina en la mitad del camino, no tener un ancla con la cual detener el bote en caso de mucha corriente que lance el bote a mar abierto, ni contar con un par de remos que permitan acercar el bote a tierra firme, lo cual de antemano y desde el comienzo es una crisis y una "Crónica de Una Muerte Anunciada", sin por supuesto llegar al extremo de "Muerte", pero si de Dolor Extremo en el Bolsillo del Doliente del Gasto, (o si lo prefieren, aplica bastante bien el dicho que dice "Soldado Advertido No Muere En Guerra"), siendo en el caso del Contratista, Proyectos que generarán pérdidas que solo serán detectadas al final del ejercicio, cuando la medicina solo podrá ser curativa y muy dolorosa, en lugar de la sana y poco o nada dolorosa medicina preventiva administrada a tiempo durante la ejecución de los Proyectos.
Nuevamente, muchos éxitos para todos en el control de sus Proyectos.
Con aprecio y respeto.
ARTURO ANTONIO DACOSTA SOLER
Ingeniero Civil - Servicios Profesionales Especializados en Sistemas, Informática e Ingeniería Civil